Fier-AppDas Grundproblem: Arbeit findet nicht im Büro statt
Bei einer Reinigungsfirma, einem Facility-Service-Betrieb oder einem anderen Unternehmen mit Personal beim Kunden gibt es keinen festen Arbeitsplatz, an dem eine Stechuhr hängt. Die Mitarbeitenden sind unterwegs, wechseln zwischen Objekten, und der Arbeitgeber muss trotzdem zwei Dinge zuverlässig dokumentieren können: wann gearbeitet wurde, und dass tatsächlich beim richtigen Kunden gearbeitet wurde. Eine reine „Ein/Aus“-Stempeluhr ohne Ortsbezug beantwortet nur die erste Frage.
Was eine Lösung für diesen Anwendungsfall zusätzlich leisten sollte
1. Zeiterfassung, die zu unterschiedlichen Arbeitsweisen passt
Mitarbeitende im Außendienst stempeln meist über die Handy-App mit GPS-Erfassung beim Ein- und Ausstempeln. Wer dagegen dauerhaft an einem festen Standort arbeitet – etwa in einem Büro oder an einer festen Objektpforte –, profitiert von einer schnelleren Alternative: einem QR-Code, der am Standort fest ausgehängt wird und mit der Handy-Kamera gescannt wird, um zu stempeln. Beide Wege führen zum selben, lückenlosen Zeiterfassungsprotokoll – die Wahl hängt vom jeweiligen Arbeitsplatz ab, nicht von der Software.
2. Ein Plausibilitäts-Check, der stille Warnsignale gibt
Viele Zeiterfassungslösungen zeichnen zwar GPS-Koordinaten beim Senden eines Tätigkeitsberichts auf, vergleichen sie aber nicht automatisch mit dem hinterlegten Kundenobjekt. Ein solcher automatischer Abgleich – „diese Meldung kam aus einer Entfernung, die zum zugewiesenen Objekt nicht passt“ – liefert dem Arbeitgeber einen stillen Hinweis, ohne die Meldung zu blockieren oder dem Mitarbeitenden das Gefühl ständiger Überwachung zu geben: kein Alarm, keine Sperre, nur eine dezente Markierung in der eigenen Übersicht.
3. Ein digitaler Leistungsnachweis vom Kunden selbst
Bei Reklamationen oder Rechnungsstreitigkeiten zählt am Ende oft nur eine Frage: Kann belegt werden, dass die Leistung erbracht und vom Kunden bestätigt wurde? Fotos vom eigenen Personal sind ein Anfang, aber eine vom Kunden selbst geleistete digitale Unterschrift auf dem Tätigkeitsbericht ist ein deutlich stärkerer Beleg – vorausgesetzt, sie wird auch so lange aufbewahrt, wie ein Streitfall zurückliegen kann, nicht nur so lange wie das zugrundeliegende Foto.
Wie Fier-App das umsetzt
| Anforderung | Umsetzung in Fier-App |
|---|---|
| Stempeln an festem Standort | Ein einzelner, vom Arbeitgeber generierter QR-Code pro Konto, aushängbar z. B. auf einem Tablet im Büro – Scan per In-App-Kamera stempelt genauso wie der bestehende manuelle Button, ohne ihn zu ersetzen. |
| Plausibilitätsprüfung Standort ↔ Objekt | Automatischer Abgleich der beim Senden eines Tätigkeitsberichts erfassten Position mit den hinterlegten Koordinaten des Kundenobjekts; bei Abweichung über einem Schwellenwert erhält ausschließlich der Arbeitgeber eine dezente Markierung – der Bericht wird nie blockiert. |
| Digitale Kundenunterschrift | Der Kunde kann einen Tätigkeitsbericht direkt im Kundenportal per Unterschrift auf dem Bildschirm bestätigen. Anders als Fotos und Berichtstext (automatische Löschung nach 14 Tagen) wird die Unterschrift drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Unterzeichnung aufbewahrt; eine dokumentierte gesetzliche Pflicht oder Streitigkeit kann eine längere Aufbewahrung erfordern. |
| Arbeitsdokumente | Unterstützte Dateien können zwischen Arbeitgeber, Kunde und Mitarbeitenden importiert, sicher versendet, gelesen und als PDF heruntergeladen werden. Die aktuelle Dokumentenfunktion bietet keinen In-App-Editor und keine Dokumentenunterschrift; Arbeitsdokumente und Anhänge werden standardmäßig nach 14 Tagen gelöscht. |
Was dabei nicht vergessen werden darf
Mehr erfasste Daten bedeuten mehr Verantwortung. Auch bei einer verlängerten Aufbewahrung wie bei der Kundenunterschrift gilt: nur das wirklich Nötige speichern (bei Fier-App etwa kein Foto, kein Berichtstext in diesem Datensatz – nur die Unterschrift selbst und ein optionaler Name), Felder verschlüsselt ablegen, und dem Kunden wie den Mitarbeitenden transparent machen, was erfasst wird. Details dazu stehen in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Checkliste für die eigene Auswahl
- Unterstützt die App sowohl GPS-Stempeln unterwegs als auch eine schnellere Alternative für feste Standorte?
- Werden Standortdaten von Tätigkeitsberichten mit den hinterlegten Kundenobjekten abgeglichen – oder nur gespeichert, ohne genutzt zu werden?
- Gibt es einen digitalen Kundenleistungsnachweis, und wie lange wird er aufbewahrt?
- Werden sensible Felder verschlüsselt gespeichert?
- Steht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung?
Fazit
Eine Zeiterfassungs-App für Unternehmen mit Personal beim Kunden vor Ort muss mehr können als Ein- und Ausstempeln. Erst die Kombination aus ortsangepasster Stempelmethode, automatischer Plausibilitätsprüfung und einem belastbaren, ausreichend lange aufbewahrten Kundennachweis macht aus reiner Zeiterfassung ein Werkzeug, das im Streitfall wirklich hilft.