Fier-AppSo funktioniert der Ablauf
Ein berechtigter Arbeitgeber, Kunde oder Mitarbeitender importiert eine Datei und wählt den vorgesehenen Empfänger. Die Datei wird innerhalb der passenden Beziehung ausgetauscht: Arbeitgeber ↔ Kunde oder Arbeitgeber ↔ Mitarbeitender. Der Empfänger kann den Dokumenteintrag öffnen, den Status als gelesen auslösen und die bereitgestellte PDF-Datei herunterladen.
Auch der Rückweg ist möglich: Ein Kunde oder Mitarbeitender kann eine Datei an den Arbeitgeber senden. Bei Kunden mit mehreren Gebäuden wird das richtige Gebäude ausgewählt; dadurch bleiben Dokumente dem passenden Standort zugeordnet. Der Arbeitgeber sieht dabei, von welchem Kunden und Gebäude ein Dokument stammt.
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Für den Import sind diese Formate vorgesehen:
- DOCX, ODT und DOC
- XLS und XLSX
- TXT
- JPEG/JPG und PNG
Der bereitgestellte Export erfolgt als PDF. Wenn eine Datei bearbeitet oder unterschrieben werden muss, wird sie heruntergeladen, mit einem dafür geeigneten externen Programm bearbeitet und anschließend als neue Version wieder importiert und versendet.
Fier-App im Vergleich zu anderen Dokumenten-Workflows
| Modell | Typischer Ablauf | Worauf achten? |
|---|---|---|
| Fier-App | Importieren, rollenbasiert senden, lesen und als PDF herunterladen. | Kein In-App-Editor und keine Dokumentenunterschrift; automatische technische Löschung standardmäßig nach 14 Tagen. |
| E-Mail oder klassischer Dateiaustausch | Datei manuell an einzelne Empfänger senden. | Ordnung, Lesestatus, Gebäudezuordnung und Löschfristen müssen meist separat organisiert werden. |
| Spezialisiertes Editor-/Signaturtool | Datei im Browser bearbeiten und gegebenenfalls signieren. | Funktionen, Identitätsprüfung, Aufbewahrung und Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters separat prüfen. |
Welche Schutzmaßnahmen gelten?
Die Übertragung erfolgt über HTTPS/TLS. Hochgeladene Dateien werden vor der Konvertierung und dauerhaften Speicherung technisch validiert und auf Schadsoftware geprüft. Dokumentinhalte und Anhänge werden verschlüsselt gespeichert. Diese Maßnahmen senken das Risiko, ersetzen aber keine sichere Geräteumgebung und keine Prüfung, ob ein Dokument für den eigenen Zweck legitim ist.
Arbeitsdokumente, Anhänge, Versionen und operative Lese-/Download-Ereignisse unterliegen standardmäßig einer technischen Löschfrist von 14 Tagen. Gesetzliche Pflichten oder eine dokumentierte rechtliche Aufbewahrung können davon abweichen; die konkreten Verantwortlichkeiten stehen in den Datenschutzhinweisen und im AVV.
Praktische Checkliste
- Ist der richtige Empfänger ausgewählt?
- Bei mehreren Gebäuden: Ist der korrekte Standort ausgewählt?
- Ist das Format unterstützt und die Datei frei von unnötigen personenbezogenen Daten?
- Muss die Datei bearbeitet oder signiert werden? Dann zuerst herunterladen und extern bearbeiten.
- Ist klar, dass die technische Standardlöschung nach 14 Tagen erfolgt?
Fazit
Der Dokumentenbereich in Fier-App ist bewusst einfach gehalten: Datei importieren, an die richtige Rolle und gegebenenfalls das richtige Gebäude senden, lesen und als PDF herunterladen. Für umfangreiche Bearbeitung oder rechtsverbindliche Signatur bleibt ein spezialisiertes externes Werkzeug die passende Ergänzung.